Méid an chomhaid a laghdú i Microsoft Excel

Nuair a bhíonn tú ag obair in Excel, tá roinnt táblaí suntasach go leor. Mar thoradh air seo, méadaíonn méid an doiciméid, uaireanta sroicheann sé fiú dosaen meigibheart nó níos mó. Ní amháin go n-ardóidh meáchan leabhar oibre Excel méadú ar an spás atá ann ar an tiomántán crua, ach, níos tábhachtaí fós, moilliú ar luas na ngníomhartha agus na bpróiseas éagsúil ann. Níl ort ach a chur, nuair a bhíonn sé ag obair le doiciméad den sórt sin, tosaíonn Excel ag moilliú. Dá bhrí sin, tá ceist optamaithe agus laghdú mhéid na leabhar sin ábhartha. Feicfimid conas an méid comhaid in Excel a laghdú.

Nós Imeachta um Laghdú Méid Leabhar

Ba cheart duit comhad atá ró-fhásta a bharrfheabhsú i roinnt treoracha ag an am céanna. Tá a lán úsáideoirí aineolach, ach go minic bíonn a lán faisnéise gan ghá i leabhar oibre Excel. Nuair a bhíonn comhad beag, ní thugann aon duine mórán airde air, ach má tá an doiciméad bulky, ní mór duit é a bharrfheabhsú de réir na bparaiméadar uile is féidir.

Modh 1: laghdaigh an raon oibríochta

Is é an raon oibre an réimse ina gcuimhníonn Excel ar na gníomhartha. Agus doiciméad á athchomhaireamh, déanann an clár na cealla go léir sa spás oibre a athchomhaireamh. Ach ní fhreagraíonn sé i gcónaí don raon ina n-oibríonn an t-úsáideoir i ndáiríre. Mar shampla, leathnóidh spás a chuirtear trí thimpiste i bhfad faoi bhun an tábla méid an raon oibre go dtí an eilimint ina bhfuil an spás seo. Tarlaíonn sé go ndéanfaidh Excel cnuasach cealla folamh a phróiseáil gach uair. Feicfimid conas an fhadhb seo a shocrú ag úsáid sampla de thábla ar leith.

1. Ar dtús, féach ar a meáchan roimh optamú chun comparáid a dhéanamh idir a bheidh ann tar éis an nós imeachta. Is féidir é seo a dhéanamh trí bhogadh go dtí an cluaisín Comhad. Téigh go dtí an chuid "Sonraí". Sa chuid cheart den fhuinneog a osclaítear, léirítear príomh-airíonna an leabhair. Is é an chéad earra airíonna méid an doiciméid. Mar a fheiceann tú, inár gcás is é 56.5 cileavata.



2. Ar dtús báire, ba cheart duit a fháil amach cé mhéid atá fíor-limistéar oibre na bileoige difriúil ón gceann a theastaíonn ón úsáideoir i ndáiríre. Tá sé seo simplí go leor. Téimid isteach in aon chill den tábla agus clóscríobhaimid teaglaim eochair Ctrl + Deireadh. Bogann Excel láithreach chuig an gcill dheireanach, a mheasann an clár an ghné dheiridh den spás oibre. Mar a fheiceann tú, inár gcás ar leith, is é seo líne 913383. Ós rud é nach bhfuil sa tábla ach na chéad sé shraith, is féidir linn a rá gur ualach neamhúsáidte iad 913377 líne, a mhéadaíonn ní amháin méid an chomhaid, ach, toisc déanann athríomhú leanúnach an raoin iomláin ag an gclár agus é ag déanamh aon ghnímh, an obair ar an doiciméad a mhoilliú.

   

   Ar ndóigh, i ndáiríre, tá bearna chomh mór sin idir an raon oibre iarbhír agus an ceann a thógann Excel dó annamh go leor, agus ghlacamar an oiread sin línte ar mhaithe le soiléire. Cé, uaireanta bíonn cásanna ann fiú nuair is é an limistéar oibre limistéar iomlán na bileoige.

3. D’fhonn an fhadhb seo a shocrú, ní mór duit na línte uile a scriosadh, ón gcéad fholamh go dtí deireadh an bhileog. Chun seo a dhéanamh, roghnaigh an chéad chill, atá díreach faoi bhun an tábla, agus clóscríobh an teaglaim eochair Ctrl + Shift + Down Arrow.



4. Mar a fheiceann tú, ina dhiaidh sin roghnaíodh gach gné den chéad cholún, ag tosú ón gcill shonraithe go dtí deireadh an tábla. Ansin cliceáil ar an ábhar leis an gcnaipe luiche ceart. Sa roghchlár comhthéacs a osclaítear, roghnaigh Scrios.

   

   Déanann a lán úsáideoirí iarracht scriosadh trí chliceáil ar an gcnaipe. Scrios ar an méarchlár, ach níl sé ceart. Glanann an gníomh seo ábhar na gcealla, ach ní scriosann sé iad féin. Dá bhrí sin, inár gcás féin, ní chuideoidh sé.

5. Tar éis dúinn an mhír a roghnú "Scrios ..." sa roghchlár comhthéacs, osclaítear fuinneog bheag chun cealla a scriosadh. Chuireamar an lasc ina áit "Líne" agus cliceáil ar an gcnaipe "Ceart go leor".



6. Scriosadh gach sraith den raon roghnaithe. Bí cinnte an leabhar a shábháil arís trí chliceáil ar dheilbhín an diosca sa chúinne uachtarach ar chlé den fhuinneog.



7. Anois feicimid conas a chabhraigh sé seo linn. Roghnaigh aon chill sa tábla agus clóscríobh aicearra Ctrl + Deireadh. Mar a fheiceann tú, roghnaigh Excel an chill dheireanach den tábla, rud a chiallaíonn gurb é anois gurb í an ghné dheireanach den bhileog oibre í.



8. Anois bog go dtí an chuid "Sonraí" cluaisíní Comhadle fáil amach cé mhéid a laghdaíodh meáchan ár ndoiciméad. Mar a fheiceann tú, tá sé anois 32.5 KB. Thabhairt chun cuimhne gurb é a mhéid ná 56.5 Kb roimh an nós imeachta optamaithe. Mar sin, laghdaíodh é níos mó ná 1.7 uair. Ach sa chás seo, ní hé an príomhghnóthachtáil fiú meáchan an chomhaid a laghdú, ach go bhfuil an clár saor anois ó athríomh a dhéanamh ar an raon nár úsáideadh i ndáiríre, rud a mhéadóidh luas próiseála an doiciméid go suntasach.

Má tá roinnt bileoga sa leabhar lena n-oibríonn tú, ní mór duit nós imeachta comhchosúil a dhéanamh le gach ceann acu. Laghdóidh sé seo méid an doiciméid a thuilleadh.

Modh 2: Deireadh a chur le Ró-Fhormáidiú

Fachtóir tábhachtach eile a fhágann go bhfuil doiciméad Excel níos deacra ná ró-fhormáidiú. D’fhéadfadh go n-áireofaí leis seo cineálacha éagsúla clónna, teorainneacha, formáidí uimhreacha a úsáid, ach ar an gcéad dul síos baineann sé le cealla a líonadh le dathanna éagsúla. Mar sin sula ndéanann tú an comhad a fhormáidiú freisin, ní mór duit smaoineamh faoi dhó an fiú é go cinnte nó an féidir leat a dhéanamh go héasca gan an nós imeachta seo.

Tá sé seo fíor go háirithe i gcás leabhar ina bhfuil cuid mhór faisnéise, a bhfuil méid suntasach iontu féin cheana féin. Má chuirtear formáidiú le leabhar is féidir a mheáchan a mhéadú arís agus arís eile. Dá bhrí sin, ní mór duit talamh lár a roghnú idir infheictheacht chur i láthair na faisnéise sa doiciméad agus méid an chomhaid, formáidiú a chur i bhfeidhm ach amháin sa chás go bhfuil sé ag teastáil i ndáiríre.

Fachtóir eile a bhaineann le formáidiú ualaithe ná gur fearr le roinnt úsáideoirí cealla a ró-líonadh. Is é sin, déanann siad formáid ní amháin ar an tábla féin, ach freisin ar an raon atá faoi, uaireanta fiú go dtí deireadh na bileoige, le súil nuair a chuirfear sraitheanna nua leis an tábla, ní bheidh sé riachtanach iad a fhormáidiú arís gach uair.

Ach ní fios go díreach cathain a chuirfear línte nua agus cá mhéad a chuirfear leis, agus leis an réamhfhormáidiú sin déanfaidh tú an comhad níos troime anois, rud a rachaidh i bhfeidhm go diúltach ar luas na hoibre leis an doiciméad seo. Dá bhrí sin, má chuir tú formáidiú i bhfeidhm ar chealla folmha nach bhfuil san áireamh sa tábla, caithfear é a bhaint.

1. Ar dtús báire, ní mór duit na cealla go léir atá suite faoin raon a roghnú leis na sonraí. Chun seo a dhéanamh, cliceáil ar uimhir na chéad líne fholamh sa phainéal comhordanáidí ingearach. Tarraingítear aird ar an líne iomlán. Tar éis sin, úsáidimid an teaglaim hotkey a bhfuil cur amach air cheana féin Ctrl + Shift + Down Arrow.



2. Ina dhiaidh sin, leagfar béim ar an raon iomlán sraitheanna faoin gcuid den tábla atá líonta le sonraí. Bheith sa chluaisín "Baile" cliceáil ar an deilbhín "Glan"suite ar an ribín sa bhosca uirlisí "Eagarthóireacht". Osclaítear roghchlár beag. Roghnaigh seasamh ann "Formáidí Glan".



3. Tar éis an ghnímh seo, scriosfar formáidiú i ngach cealla den raon roghnaithe.



4. Ar an gcaoi chéanna, is féidir leat formáidiú gan ghá a bhaint sa tábla féin. Chun seo a dhéanamh, roghnaigh cealla aonair nó raon ina measann muid go bhfuil an fhormáidiú an-úsáideach, cliceáil ar an gcnaipe "Glan" ar an ribín agus ón liosta, roghnaigh "Formáidí Glan".



5. Mar a fheiceann tú, baineadh an fhormáidiú sa raon roghnaithe den tábla go hiomlán.



6. Ina dhiaidh sin, filleann muid ar an raon seo roinnt eilimintí formáidithe a mheasamar a bheith oiriúnach: teorainneacha, formáidí uimhreacha, srl.

Cuideoidh na céimeanna thuas le méid leabhar oibre Excel a laghdú go suntasach agus dlús a chur leis an obair atá ann. Ach is fearr formáidiú a úsáid i dtosach ach sa chás go bhfuil sé fíor-oiriúnach agus riachtanach ná am a chaitheamh níos déanaí ar an doiciméad a bharrfheabhsú.

Ceacht: Táblaí formáidithe in Excel

Modh 3: scrios naisc

Tá líon an-mhór nasc i roinnt doiciméad ón áit a dtarraingítear na luachanna. Féadann sé seo luas na hoibre iontu a mhoilliú go dona freisin. Bíonn tionchar ar leith ag naisc sheachtracha le leabhair eile sa seó seo, cé go mbíonn tionchar diúltach ag naisc inmheánacha ar fheidhmíocht. Mura ndéantar an fhoinse as a dtógann an nasc an fhaisnéis a nuashonrú i gcónaí, is é sin, bíonn sé ciallmhar gnáthluachanna a chur in ionad na seoltaí nasc sna cealla. Féadann sé seo luas oibre le doiciméad a mhéadú. Feiceann tú an bhfuil an nasc nó an luach i gcill ar leith sa bharra foirmle tar éis duit an eilimint a roghnú.

1. Roghnaigh an limistéar ina bhfuil na naisc. Bheith sa chluaisín "Baile"cliceáil ar an gcnaipe Cóip atá suite ar an ribín sa ghrúpa socruithe Gearrthóg.

   

   Nó, tar éis duit aird a tharraingt ar raon, is féidir leat teaglaim hotkey a úsáid Ctrl + C.

2. Tar éis na sonraí a chóipeáil, ní bhainimid an roghnú as an gceantar, ach cliceáil air leis an gcnaipe luiche ceart. Seoltar an roghchlár comhthéacs. I sa bhloc Ionsáigh Roghanna is gá cliceáil ar an deilbhín "Luachanna". Tá cruth deilbhín air leis na huimhreacha a thaispeántar.



3. Ina dhiaidh sin, cuirfear luachanna staidrimh in ionad gach nasc sa limistéar roghnaithe.

Ach cuimhnigh nach bhfuil an rogha optamaithe leabhar oibre Excel seo inghlactha i gcónaí. Ní féidir iad a úsáid ach nuair nach bhfuil na sonraí ón mbunfhoinse dinimiciúil, is é sin, ní athróidh siad le himeacht ama.

Modh 4: athruithe formáide

Bealach eile chun méid comhaid a laghdú go suntasach is ea a fhormáid a athrú. Is dócha go gcabhraíonn an modh seo le níos mó ná aon duine eile an leabhar a chomhbhrú, cé gur cheart na roghanna thuas a úsáid i dteannta a chéile.

In Excel tá roinnt formáidí comhaid “dúchasacha” - xls, xlsx, xlsm, xlsb. Síneadh bunúsach ab ea an fhormáid xls do leaganacha an chláir Excel 2003 agus níos luaithe. Tá sé i léig cheana féin, ach mar sin féin, leanann go leor úsáideoirí á chur i bhfeidhm. Ina theannta sin, bíonn amanna ann nuair a chaithfidh tú dul ar ais ag obair le seanchomhaid a cruthaíodh blianta fada ó shin nuair nach raibh formáidí nua-aimseartha ann. Gan trácht ar an bhfíric go n-oibríonn go leor clár tríú páirtí nach bhfuil a fhios acu conas leaganacha níos déanaí de dhoiciméid Excel a phróiseáil le leabhair leis an síneadh seo.

Ba chóir a thabhairt faoi deara go bhfuil leabhar leis an síneadh xls i bhfad níos mó ná a analóg nua-aimseartha den fhormáid xlsx, a úsáideann Excel mar phríomhleabhar faoi láthair. Ar dtús báire, tá sé seo amhlaidh toisc gur cartlanna comhbhrúite iad comhaid xlsx, i ndáiríre. Dá bhrí sin, má úsáideann tú an síneadh xls, ach má theastaíonn uait meáchan an leabhair a laghdú, is féidir leat é sin a dhéanamh ach é a shábháil arís i bhformáid xlsx.

1. Chun doiciméad a thiontú ó fhormáid xls go formáid xlsx, téigh go dtí an cluaisín Comhad.



2. Sa fhuinneog a osclaítear, tabhair aird láithreach ar an gcuid "Sonraí", nuair a chuirtear in iúl go bhfuil 40 Kbytes sa doiciméad faoi láthair. Ar aghaidh, cliceáil ar an ainm "Sábháil Mar ...".



3. Osclaítear an fhuinneog shábháil. Más mian leat, is féidir leat aistriú go eolaire nua ann, ach d’fhormhór na n-úsáideoirí tá sé níos áisiúla an doiciméad nua a stóráil san áit chéanna leis an bhfoinse. Is féidir ainm an leabhair, más mian leis, a athrú sa réimse "Ainm comhaid", cé nach gá é. Is é an rud is tábhachtaí sa nós imeachta seo socrú sa réimse Cineál Comhad luach "Leabhar oibre Excel (.xlsx)". Tar éis sin, is féidir leat an cnaipe a bhrú "Ceart go leor" ag bun na fuinneoige.



4. Tar éis an sábháil a dhéanamh, déanaimis dul chuig an gcuid "Sonraí" cluaisíní Comhada fheiceáil cé mhéad meáchan atá laghdaithe. Mar a fheiceann tú, tá sé anois 13.5 KB i gcoinne 40 KB roimh an nós imeachta tiontaithe. Is é sin, ach é a shábháil i bhformáid nua-aimseartha bhí sé indéanta an leabhar a chomhbhrú beagnach trí huaire.

Ina theannta sin, in Excel tá formáid xlsb nua-aimseartha eile nó leabhar dénártha. Istigh ann, stóráiltear an doiciméad in ionchódú dénártha. Is lú fós na comhaid seo ná leabhair i bhformáid xlsx. Ina theannta sin, is í Excel an teanga ina scríobhtar iad. Dá bhrí sin, oibríonn sé le leabhair den sórt sin níos gasta ná le haon síneadh eile. Ag an am céanna, níl leabhar na formáide sonraithe i dtéarmaí feidhmiúlachta agus féidearthachtaí uirlisí éagsúla a úsáid (formáidiú, feidhmeanna, grafaicí, srl.) Níos lú ná an fhormáid xlsx ar aon bhealach agus sáraíonn sé an fhormáid xls.

Is é an chúis is mó nár tháinig xlsb mar an fhormáid réamhshocraithe in Excel ná gur ar éigean gur féidir le cláir tríú páirtí oibriú leis. Mar shampla, más gá duit faisnéis a onnmhairiú ó Excel go 1C, is féidir é seo a dhéanamh le cáipéisí xlsx nó xls, ach ní le xlsb. Ach, mura bhfuil sé ar intinn agat sonraí a aistriú chuig aon chlár tríú páirtí, ansin is féidir leat an doiciméad a shábháil go sábháilte i bhformáid xlsb. Ligfidh sé seo duit méid an doiciméid a laghdú agus luas na hoibre ann a mhéadú.

Tá an nós imeachta chun an comhad a shábháil sa síneadh xlsb cosúil leis an nós imeachta a rinneamar don síneadh xlsx. Sa chluaisín Comhad cliceáil ar an mír "Sábháil Mar ...". Sa fhuinneog sábháil a osclaítear, sa réimse Cineál Comhad is gá rogha a roghnú "Leabhar Oibre Dénártha Excel (* .xlsb)". Ansin cliceáil ar an gcnaipe Sábháil.

Breathnaímid ar mheáchan an doiciméid sa chuid "Sonraí". Mar a fheiceann tú, tá laghdú níos mó fós air agus níl ann anois ach 11.6 KB.

Agus na torthaí ginearálta á hachoimre, is féidir linn a rá má oibríonn tú le comhad i bhformáid xls, ansin is é an bealach is éifeachtaí lena mhéid a laghdú ná é a shábháil i bhformáidí nua-aimseartha xlsx nó xlsb. Má úsáideann tú na sonraí síneadh comhaid cheana féin, ansin chun a meáchan a laghdú, ba cheart duit an spás oibre a chumrú i gceart, formáidiú iomarcach agus naisc neamhriachtanacha a bhaint. Gheobhaidh tú an toradh is mó má dhéanann tú na gníomhartha seo go léir i gcoimpléasc, agus mura ndéanann tú teorainn le rogha amháin.